در ذهن خود مجسم کنید که یک آکواریوم را به همراه 10 عدد ماهی به تازگی خریداری کرده اید، این آکواریوم روزهای اول آب زلال و شفاف و بی بویی دارد اما به مرور و با گذشت چند روز به خاطر خروج مواد زائد از بدن ماهی ها این آب شروع به تیره شدن و بد بو شدن می کند به طوری که اگر مدت زمان زیادی بگذرد و ما آب درون آکواریوم را عوض نکنیم و آب تمیز را جایگزین آب کثیف نکنیم به دلیل آلودگی زیاد ماهی ها یکی یکی خواهند مرد. تمام چیزهایی که در این جهان وجود دارند به عوض شدن و تغییرات هر چند کم هم نیاز دارند، به طور مثال یک درخت در فصل بهارشروع به شکوفه دادن می کند و در فصل تابستان شکل درخت تغییر می کند و شکوفه هایش تبدیل به میوه می شوند و باز در فصل پاییز میوه هایش تمام می شوند و کم کم به خواب می رود و در فصل زمستان هم به خواب عمیق می رود تا خودش را آماده فصل بهار و جوانه زنی کند، یعنی یک درخت برای میوه دادن نیازمند تغییرات است و اگر تغییر نکند هیچ گاه میوه نخواهد داد. همین طور ذهن تمام ما انسان ها هم اگر همواره ثابت بماند و تغییر نکند به مرور و با گذشت زمان قابلیت خودش را از دست خواهد داد، مثلا اگرما به عنوان یک انسانی که در عصر تکنولوژی و ارتباطات زندگی می کنیم افکار مربوط به صد سال پیش را داشته باشیم هرگز یک انسان موفق نخواهیم شد بلکه باید برای توسعه ی دانش خود همواره در حال آموزش و یادگیری باشیم، تکنیک اجایل یا چابک همانطور که از نامش پیدا است راه و روش های سریع و هوشمندانه برای رسیدن به اهداف را نشان می دهد.
همیشه کارهای بزرگ به طور ناگهانی و یکدفعه ایجاد نمی شوند، بلکه هر کار بزرگی نتیجه ی هزاران کار کوچک است. برج بسیار زیبای ایفل در پاریس نمونه ایی کامل و شگفت انگیز از یک کار بزرگ است که در اثر هزاران کار کوچک به وجود آمده است و هر کدام از این کارهای کوچک در یک مرحله ی خاص و در یک زمان خاصی انجام شده است، به عبارتی برای موفقیت باید پله به پله بالا رفت و برای بالارفتن از هر پله به پله ی بالاتر باید انرژی بیشتری صرف کرد تا بتوان به راحتی به پله ی آخر رسید و به صورت یکدفعه و ناگهانی هرگز نمی توان از پله ی اول به پله ی آخر رفت. همین طور یک شخصی که کنکور دارد باید زمانبندی داشته باشد تا هر درس را در زمان مخصوص به خودش بخواند و به مرور و روزانه جلو برود و اگر بدون برنامه ریزی شروع به خواندن کند قطعا با مشکل مواجه خواهد شد و همین طور این فرد باید کتاب های درسی همین سال جدید را مطالعه کند مثلا اگر این فرد ده سال پیش دیپلم گرفته و ترک تحصیل کرده اما اکنون تصمیم به ادامه ی تحصیل دارد باید کتاب های همین سال جدید را بخواند نه کتاب های ده سال گذشته، زیرا از ده سال گذشته تا کنون محتوای کتاب ها کلی تغییر کرده است پس در تمام مراحل زندگی باید همواره متناسب با تغییرات عصر جدید برنامه ریزی کنیم یعنی باید همواره به دو اصل مهم توجه کنیم، یکی تلاش کردن برای ایجاد تغییرات جدید در خود و یکی برنامه ریزی کردن و گام به گام قدم برداشتن برای کسب موفقیت و پیروزی.
تکنیک اجایل یا چابک در لغت به معنای سریع، زیرک، زرنگ، تیزهوش و فرز می باشد، افرادی که ویژگی کمال گرایی دارند اعتقاد دارند که یا نباید کاری را انجام داد و اگر هم قرار است انجام دهند باید کامل و بی نقص باشد. اما اجایل اینگونه نگاه نمی کند و می گوید لازم نیست صد در صد شرایط مهیا باشد و بعد اقدام کرد یا نمی گوید حتما باید یک نقشه ی کامل و بدون ایراد برای شروع داشته باشیم بعد حرکت کنیم، بلکه اعتقاد به گام به گام و مرحله به مرحله انجام دادن امور دارد، مثلا در بحث یادگیری می گوید لازم نیست که در مورد یک موضوع خاص حتما تمام شرایط برای آموزش به صورت یکجا وجود داشته باشد بعد آموزش ببینیم، بلکه می گوید با اختصاص دادن زمان محدودی به آموزش در طی روزها می توان آموزش دید و نکته ی بعدی این است که باید انجام یک کار به صورت عادت تبدیل شود یعنی این آموزش و یادگیری را در طی روزها به یک عادت تبدیل کنیم و از زمان های مرده خودمان استفاده کنیم و دائما در حال کسب اطلاعات بیشتر باشیم ، به طور مثال وقتی در اتوبوس یا مترو در حال رفتن به محل کار هستیم می توانیم چند صفحه از کتاب مورد نظرمان را مطالعه کنیم و اینکه فکر کنیم از تمام وسایلی که در اختیار داریم چه طور می توانیم برای یادگیری خود استفاده کنیم، مثلا گوشی موبایل و اینترنت یکی از بهترین وسایل آموزش و یادگیری هستند، و اینکه باید دائما در حال یادگیری و ایجاد تغییرات در خود باشیم و به امید پیدا کردن یک موقعیت عالی و بدون هیچ نقصی برای ایجاد تغییر در خود نباشیم و از کم شروع کنیم، زیرا با انجام روزانه و پیوسته ی یک فعالیت در هر روز قادر خواهیم بود تا خودمان را بهتر از روز قبل کنیم و عامل دیگری که در تکنیک اجایل مورد توجه است تیمی کار کردن و گروهی کار کردن است و اینکه تمام اعضای گروه از نظر مرتبه در یک سطح باشند، به طور مثال تکنیک اجایل در ایجاد یک خانواده ی سالم و پویا می تواند نقش بسیار مهمی داشته باشد زیرا وقتی تک تک اعضای خانواده خودشان را عضو یک تیم بدانند و به طور منظم با هم ارتباط برقرار کنند و با برگزاری جلسات خانوادگی در مورد یک موضوع خاص صحبت کنند و با هم مشورت کنند و هر یک از اعضای خانواده نظرشان را بیان کنند، طبیعتا اگر مشکلی وجود داشته باشد با همفکری آن ها زودتر حل می شود و همیشه یک خانواده شاد و با نشاط خواهند داشت زیرا هیچ کس خودش را برتر از شخص دیگری نمی داند و همه با هم تلاش می کنند تا خانواده ی موفقی داشته باشند. 2
تولید کننده شخصی است که با صرف هزینه هایی از یک سری نهاده ها استفاده می کند و آن ها را طی روشی تبدیل به کالاها و خدمات موردنیاز ما مصرف کنندگان می کند آنگاه ما مصرف کنندگان در جایی به نام بازار به آن ها مراجعه می کنیم و کالا یا خدمت مورد نیاز خود را در ازاء دادن پول دریافت می کنیم. چیزهایی که یک تولیدکننده تولید می کند یا به صورت کالا و اشیاء هستند یا به صورت خدمات مختلفی تولید می شوند به طور مثال مواد خوراکی کالا هستند و آموزش های مختلف و نرم افزارهای کامپیوتری جزء خدمات هستند.
متناسب با نوع کالا بازارهای مختلفی در یک کشور وجود دارند، اکثر کالاها و خدمات بازاری دارند که در آن رقابت نقش مهمی ایفا می کند یعنی هر تولیدکننده باید همواره تلاش کند تا در این رقابت موفق شود، موفقیت یک تولیدکننده در صورتی حاصل می شود که کالای تولیدی اش مشتری زیادی داشته باشد و در مقابل یک تولیدکننده وقتی شکست می خورد که کالای تولیدی اش هیچ مشتری نداشته باشد. پس یکی از عواملی که تولیدکننده باید به آن توجه داشته باشد جلب رضایت مشتری است، وقتی رضایت مشتری جلب خواهد شد که محصول با کیفیتی تولید شود. آجایل یک روش بسیار قدرتمند است که به یک شرکت و یک تولیدکننده کمک می کند تا محصول درستی را طراحی و تولید کنند. در واقع آجایل نوعی مدیریت پروژه است که راه و روش درست طراحی و تولید یک محصول را نشان می دهد و این تکنیک برای شرکت های نرم افزاری بسیار سودمند است زیرا به آن ها کمک می کند تا محصولشان را گام به گام آنالیز کنند و اگر نیازی به تغییرات دارد این تغییرات را نیز اعمال کنند تا محصول بهتر و قدرتمندتری تولید کنند و از این طریق بتوانند در بازار و در بین رقبایشان پیروز شوند، حالا چطور یک شرکت این قدرت را پیدا می کند تا کم و کاستی هایش را پیدا کند و تغییرات لازم را روی محصولش ایجاد کند، خوب چون این محصول را مصرف کننده که یک انسان است قرار است استفاده کند نه یک رباط، پس نظر مصرف کننده است که خیلی اهمیت دارد. تکنیک آجایل تعامل با مشتریان را مدنظر قرار می دهد و به نظرات مشتریان اهمیت می دهد و اگر لازم باشد طبق نظر مشتریان محصولش را جهت کیفیت بهتر تغییر خواهد داد یعنی به جای استفاده از یک برنامه ی از پیش تعیین شده و خشک به تغییرات پاسخ می دهد حتی اگر در اواخر پروژه و مرحله ی تولید باشد و همین طور در این تکنیک تمام اعضای پروژه به صورت تیمی و غیر اجباری از یک سری اصول پیروی می کنند و به صورت نزدیک و مستقیم با یکدیگر ارتباط برقرا می کنند تا انتقال اطلاعات بهتر صورت گیرد، کسانی که از آجایل استفاده می کنند تغییر برنامه برایشان راحت تر از تغییر واقعیت ها است و در تکنیک آجایل تمام اعضای تیم تولید خودشان را عضوی از گروه می دانند، همه ی اعضای تیم حق اظهار نظر دارند و هر کاری لازم باشد بدون توجه به نقششان انجام می دهند تا پروژه موفق شود، وقتی تک تک اعضای یک تیم تولیدی بدانند نقش مهمی دارند و حق اظهار نظر دارند به صورت کاملا اختیاری و با انگیزه تلاش خواهند کرد تا محصول با کیفیت تر و بهتری تولید کنند و چون در پی جلب رضایت مشتری هستند مشتری ها راضی تر خواهند بود. پس تکنیک اجایل هم به یک شخص معمولی کمک می کند تا با ایجاد تغییرات مثبتی در خود به توسعه فردی برسد و هم به یک واحد تولیدی کمک می کند تا با شیوه های مدیریتی درست هم نیروی کار با انگیزه و خلاقی داشته باشد و هم محصول بهتری تولید کند و هم باعث رضایت مشتریان شود و در نتیجه می تواند در بین رقبایش پیروز شود و به سودآوری بیشتری دست یابد.
اگر شما به عنوان یک تولید کننده در کسب و کار خود قصد استفاده از تکنیک اجایل را دارید در واقع باید ابتدا کار بزرگ خود را به بخش های کوچک تری که قابل مدیریت بیشتر هستند تقسیم کنید سپس آن ها را اولویت بندی کنید و منابع و زمانی که در اختیار دارید را به طور مناسب به انجام این کارها اختصاص دهید، خودتان یا شخص دیگری را به عنوان مدیر محصول انتخاب کنید، بعد خودتان به عنوان مدیر با توجه به کارهای کوچک مشخص شده در بین اعضای تیم تقسیم کار کنید و شرایطی را در محیط ایجاد کنید که حداکثر همکاری بین اعضای تیم وجود داشته باشد و شرایط کاری طوری باشد که اعضای تیم بتوانند به راحتی با یکدیگر تبادل نظر کنند و جلسه هایی را به صورت مستقیم و رو در رو برای تبادل نظر و همکاری بیشتر بین اعضای تیم برگزار کنید و کاری که در هر مرحله انجام می شود را در دسترس مشتریان قرار دهید تا مشتریان نظراتشان را در هر مرحله بیان کنند زیرا مهمترین هدفتان باید جلب رضایت مشتری باشد و اگر طبق نظر مشتریان محصول نیاز به تغییراتی داشت آن تغییرات را اعمال کنید به این ترتیب شما قادر خواهید بود تا یک کار بزرگ را از طریق تبدیل کردن به کارهای کوچکتر و با اعمال تغییرات مورد نیاز به صورت مداوم با موفقیت به انجام برسانید و یک محصول با کیفیت تولید کنید که مورد رضایت کامل مشتریانتان باشد.